Interviews 2009

„Prozesslandschaften per Schildkrötenlogik anpassen“

Der Huber Verlag für Neue Medien im Gespräch mit Jochen Faiss, geschäftsführender Gesellschafter der 4iT Software GmbH. Die 4iT Software GmbH wurde beim INDUSTRIEPREIS 2009 mit dem Produkt „Easy Turtle“ Sieger in der Kategorie „Service & Dienstleistungen“.

Herr Faiss, was ist das innovative an dem ausgezeichneten Produkt?

Easy Turtle führt den Anwender immer in der erforderlichen Struktur durch das sogenannte Turtle-Modell. Easy Turtle ist dabei so einfach in der Anwendung, dass sich zu jedem Prozessschritt direkt alle erforderlichen Dokumente verknüpfen lassen und jeder Prozessschritt einer verantwortlichen Person, also einer Rolle zugeordnet ist.

Prozessschritt und Dokumente stehen dabei in einer relationalen Beziehung. Ändert man eine Prozessabfolge beispielsweise per drag & drop und ordnet einen Prozessschritt einer anderen Rolle zu, so wird dieser Rolle gleich automatisch immer das richtige Dokument zugeordnet, da die relationale Beziehung zum Prozessschritt erhalten bleibt. Sogar Normenkapitel und Auditfragenkataloge lassen sich einfach per Mausklick zuordnen. Wie der Name schon zum Ausdruck bringt – die Anwendung ist einfach „easy“.

Was verbirgt sich hinter der Turtle-Logik?

Das Turtle-Modell ist unter Qualitätsmanagement-Fachleuten ein stehender Begriff für die Schildkrötenlogik. Das Turtle-Modell, oder zu deutsch Schildkrötenmodell, wurde vom TÜV-Süd federführend geprägt. Dahinter steht eine Ordnungslogik für Prozesse. Ein Prozess ist demnach immer dann vollständig, wenn er einen Eingang und einen Ausgang, also Kopf und Schwanz der Schildkröte sowie vier Beine, hat. Die vier Beine stehen dabei für die Verknüpfungen zu Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Kennzahlen und Vorgabe-dokumenten wie Normen und Richtlinien oder Arbeitsplatzanweisungen. Unter dem Panzer der Schildkröte finden die Prozesse statt.

Für welche Unternehmen ist die Lösung vor allem gedacht?

Easy Turtle ist für kleine und mittelständische Unternehmen mit Einzelplatzinstallationen genauso interessant wie für sehr große Unternehmen die international über mehrere Standorte mit zentraler oder dezentraler Serverarchitektur arbeiten. Warum? Weil Easy Turtle mit und ohne Anbindung eines Dokumentenlenkungsmanagementsystems in Form einer Datenbank arbeiten kann. Bei Kleinstunternehmen in denen eine Dokumentenlenkung eine völlig überproportionierte Softwarelösung wäre, erfolgt die Dokumentenführung immer übersichtlich über die Oberfläche des Menüs. Bestehende Dokumente können sofort eingebunden werden, ohne einen Systemwechsel im klassischen Sinne durchführen zu müssen. Ich habe bisher kein Unternehmen kennengelernt, welches von sich behaupten kann, alle Dokumente im Unternehmen wirklich nur ein einziges Mal, in gültiger Form im richtigen Dateiverzeichnis zu führen. Mit Easy Turtle ist das möglich, denn mit der Datenbankanbindung gibt es ein Dokument nur ein einziges Mal im Turtle-Modell, sprich im Unternehmen. Stellen wir uns einfach vor, das Unternehmen ist eine große Prozesslandschaft – ein riesiges Turtlemodell mit eindeutigen Zuordnungen.

Welche Vorteile bietet die Software Industrieunternehmen?

Lassen Sie mich etwas beschreiben was wir in der Presse gerade beinahe täglich lesen. Stellen Sie sich vor, Sie haben funktionierende, etablierte Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen. Plötzlich fällt aufgrund einer Insolvenz einer ihrer Lieferanten aus und sie brauchen einen neuen Lieferanten oder die Technologie bei der Metallverarbeitung wird von Schweiß- auf Klebetechnik umgestellt. Dann ändern sich ganz plötzlich Prozesse. Wenn Sie Ihre Prozesslandschaft daraufhin nun anpassen möchten, sind Sie gut aufgestellt wenn Sie das per drag & drop tun können, ohne dass Ihr zuständiger Qualitätsmanager jedes Mal wieder von vorne anfangen muss, die Prozesse völlig neu zu definieren. Genau hier liegt der Vorteil: Sie sparen Zeit und Ressourcen, die Sie in so einem Fall woanders benötigen. Weitere Vorteile liegen darin, dass Sie aufgrund der Ordnungslogik „Turtle“ problemlos jeden Systemaudit bestehen.

Wie wichtig ist die Teilnahme an Wettbewerben wie dem INDUSTRIEPREIS?

Derartige Wettbewerbe sind für Unternehmen enorm wichtig, da sie den Innovationsdruck fördern. Zudem geben sie die Möglichkeit, das Feedback einer externen Jury einzuholen, die aufgrund ihres Weitwinkelblicks ein sehr gutes Urteilsvermögen besitzt.

Was bedeutet ein solcher Preis für Ihr Unternehmen?

Uns freut, dass uns nicht nur Kunden den Innovationsgrad der Software Suite Easy Turtle bestätigen. Auch unser Vertriebsaußendienst hat mehr Argumente an der Hand. In den Kundengesprächen spüren wir die Anerkennung zu diesem Preis.

Was sind aktuelle Trends im Bereich „Industrie-Service & Dienstleistungen“?

Aus unserer Sicht stehen wir am Beginn einer Ära in der das Prozessmonitoring eine immer wichtigere Rolle spielen wird. Erst wenn die Qualität von Prozessen aus der Modellierung mit der Wirklichkeit in Betrieben kongruent ist, dann können wir einen weiteren Meilenschritt im Bereich Qualität beschreiten.

Herr Faiss, vielen Dank für das informative Gespräch!


Weitere Informationen unter:
http://www.easyturtle.de
und
http://www.4it-software.de


Das Interview führte Christoph Nübel, Redaktion Huber Verlag.
www.huberverlag.de